Valituksen teoriaa

Roopen valituskirje antoi ajatuksen pohtia kuinka syntyy hyvä valituskirjelmä. Valituksen kirjoittaminen on ennen kaikkea taitolaji ja siihen voi liittää esim. seuraavanlaisia osia:

1. Ensimmäisenä täytyy toki miettiä kenelle valituksen kirjoittaa. Yleensä kannatta valita mahdolllisimman korkeatasoinen henkilö, jolla on riittävästi vaikutusvaltaa vaikuttaa asiaan. Tärkeää on kuitenkin, että ei valita liian korkealle, jotta valitus tulee varmasti henkilökohtaisesti ko. henkilön toimesta käsiteltyä. Jos valitukseen vastaa jokin muu henkilö kuin kenelle se on osoitettu, niin olet heti henkisessä alakynnessä.

2. Näin sähköpostiaikakautena on hyvä muistaa valitusta lähettäessä liittää kopiokenttään kaikki valituksen kohteena olevat henkilöt. Tehostaakseen vaikutusta voi vielä viestiin liittää tekstin, jossa kertoo, että haluaa toimia avoimesti ja erityisen rehellisesti ja sen takia lähettää kirjeen kaikille osapuolille. Jos ko. lauseen saa muotoiltua niin, että siitä epäsuorasti tulee tunne, että valituksen kohde ei näin toimi, niin aina parempi. Esim. "Lähetän tämän kirjeen myös herra/rouva x:lle, koska toivon, että voisimme avoimesti ja rehellisesti keskustella tapahtuneesta ilman negatiivista ilmapiiriä".

3. Yltiöasiallisuus on tietenkin valituskirjeen kielen ydin. Intellektuelli sävy tekstissä luo kuvan tilanteen yläpuolella olleesta henkilöstä, joka haluaa selvittää tapahtunutta samalla henkisellä tasolla olevan kanssa. Kannattaa myös miettiä millaisia sivistyssanoja voi asiayhteyteen liittää tehostamaan omaa älyllistä ylivoimaansa.

3. Itsestä ja omasta henkilöhistoriasta on hyvä nostaa esiin aina kaikista positiivisimmat asiat ja korostaa omaa asemaa yhteiskunnallisena vaikuttajana ja omassa lähipiirissään. Ei ole pahitteeksi vähän kaunistella asioita, mainitsemalla vaikka muutamia vaikutusvaltaisia ystäviä, jotka on joskus nähnyt samassa baarissa tai tuoda esiin suvun historiasta tärkeitä merkkihenkilöitä. Tässä vaiheessa voi myös hieman vähätellä valituksen kohteena olevan henkilön ominaisuuksia tai älykkyyttä suhteessa omaansa, kuitenkaan unohtamatta asiallista sävyä.

4. Tapahtunut on hyvä kerrata tarkkaan. Mahdollisimman yksityiskohtaisesti ja seikkaperäisesti, unohtamatta vastapuolen käyttäytymistä. Omaa käyttäytymistä kannattaa kommentoida rehellisesti, mutta ei korostaen itselle negatiivisia asioita. On hyvä nostaa esiin myös valituksen kohteena olleen henkilön ruumiinkieleen ja äänensävyyn liittyneitä asioita, jotka tehostavat kokonaiskuvan syntymistä.

5. Jos vielä pystyy liittämään tapahtuman johonkin laajempaan kontekstiin, esim. yrityksen menestykseen tai mielikuvaan, niin saa helposti luotua valitukselle suuremmat mittasuhteet ja sen merkitys luonnollisesti korostuu.

6. Valituskirjelmä on hyvä lopettaa toivotuksiin esim. yhteistyöhengestä tai ihan vaan vaikka toivottaa lämmintä syksynjatkoa tms. Loppuun on tärkeää muistaa laittaa jokin lause, joka ilmoittaa, että odotat vastausta valitukseen, esim. "Toivottavasti voimme ratkaista tämän kiusallisen tilanteen mahdollisimman pikaisesti ja voin sen jälkeen ostaa ja suositella tuotteitanne/palveluitanne kuten ennenkin."

Nyt vaan kaikki valittamaan!